Bỏ Túi Các Lưu Ý Khi Thuê Thiết Bị Sự Kiện

Thiết bị tổ chức sự kiện là hạng mục quan trọng góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Công nghệ ngày càng phát triển, các thiết bị tổ chức sự kiện ngày càng được cải tiến và đa dạng. Để lựa chọn và thuê được thiết bị phù hợp, hãy cùng Hoàng Long Event tham khảo các lưu ý quan trọng khi thuê thiết bị tổ chức sự kiện ngay dưới đây nhé! 

Thiết bị tổ chức sự kiện bao gồm những gì? 

Thiết bị tổ chức sự kiện là tất cả trang thiết bị hỗ trợ người tổ chức sự kiện vận hành một sự kiện suôn sẻ và hiệu quả. Danh sách thiết bị tổ chức sự kiện có thể thay đổi tùy thuộc vào loại sự kiện, quy mô và mục đích của từng buổi tổ chức. Các thiết bị tổ chức sự kiện bao gồm:

• Thiết bị khu vực check-in: cổng chào, chân standee, thảm đỏ, backdrop,...
• Thiết bị khu vực sân khấu: sân khấu, thiết bị âm thanh - ánh sáng, màn hình LED, bục phát biểu,...
• Thiết bị khu vực khách mời: bàn ghế, quạt điều hòa hơi nước, quạt công nghiệp,....

Lưu ý khi thuê thiết bị tổ chức sự kiện 

Xác định nhu cầu sử dụng

Trước tiên, cần xác định rõ ràng nhu cầu sử dụng thiết bị cho sự kiện dựa trên loại hình sự kiện, quy mô sự kiện, nội dung chương trình, địa điểm tổ chức, số lượng khách tham dự, các hoạt động diễn ra trong sự kiện,...Việc này sẽ giúp bạn lập danh sách các thiết bị cần thiết một cách chính xác, tránh tình trạng thuê những thiết bị không cần thiết, dẫn đến lãng phí ngân sách.

Lựa chọn đơn vị uy tín 

Để lựa chọn được đơn vị cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện uy tín, bạn có thể tham khảo ý kiến từ bạn bè, đồng nghiệp, hoặc những người có kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Ngoài ra bạn cũng có thể tìm kiếm thông tin trên mạng qua website, fanpage, diễn đàn về tổ chức sự kiện hoặc liên hệ trực tiếp nhà cung cấp để tìm hiểu về dịch vụ, giá cả, và các dự án đã thực hiện.

Kiểm tra thiết bị 

Trước khi ký hợp đồng, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin chi tiết về nguồn gốc, xuất xứ, và tình trạng của thiết bị và đảm bảo đầy đủ số lượng, thiết bị mới, hoạt động tốt, không có hư hỏng hay trục trặc gì. Để tránh gặp phải những vấn đề không mong muốn, nên có nhân viên kỹ thuật có chuyên môn đi theo để hướng dẫn sử dụng và khắc phục sự cố nếu cần thiết. 

Tham khảo giá cả 

Bạn nên tham khảo giá cả từ nhiều đơn vị cung cấp khác nhau để có cái nhìn tổng quan về mức giá trên thị trường cho từng loại thiết bị và lựa chọn đơn vị phù hợp với ngân sách. Nếu có thể, bạn hãy thương lượng giá cả với nhà cung cấp để có được mức giá tốt nhất. Tuy nhiên, bạn cần cẩn thận với những lời chào mời giá rẻ bất ngờ vì chất lượng dịch vụ có thể không được đảm bảo. 

Điều khoản hợp đồng 

Khi đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp, cần đảm bảo chi tiết, rõ ràng các điều khoản về loại thiết bị, số lượng, giá cả, hình thức thanh toán, thời gian giao nhận thiết bị, địa điểm lắp đặt, trách nhiệm của hai bên,...Nếu cần thiết, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hóa đơn và chứng từ thanh toán hợp lệ.

Hoàng Long Event - Đơn vị cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp

Với sứ mệnh mang đến cho khách hàng những trải nghiệm sự kiện hoàn hảo với chi phí tối ưu nhất, Hoàng Long Event tự hào là đơn vị cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp - trọn gói tại Hà Nội.

Hoàng Long Event cho thuê đa dạng thiết bị: khu vực sân khấu, khu vực khách mời, khu vực check in,... đáp ứng đa dạng loại hình sự kiện:

• Khu vực check-in, ngoài trời: cổng chào, chân standee, thảm đỏ, ô lệch tâm, nhà bạt,...
• Thiết bị khu vực sân khấu: cho thuê sân khấu, thiết bị âm thanh - ánh sáng, màn hình LED, bục phát biểu, khung backdrop,...
• Thiết bị khu vực khách mời: cho thuê bàn ghế, quạt điều hòa hơi nước, quạt công nghiệp,....

Trên đây là các lưu ý quan trọng khi thuê thiết bị tổ chức sự kiện mà Hoàng Long Event muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng qua những thông tin này bạn sẽ có thể tìm ra đơn vị cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện phù hợp với nhu cầu của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp thiết bị sự kiện hay dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, hãy liên hệ với Hoàng Long Event qua hotline 0964 775 088 để được tư vấn miễn phí và nhận ưu đãi khủng!