Tổ Chức Lễ Khai Giảng Cần Những Thiết Bị Gì? Checklist Thiết Bị Đầy Đủ Và Chi Tiết Nhất

Một lễ khai giảng chỉ diễn ra trong vài giờ nhưng cần chuẩn bị hàng chục hạng mục thiết bị khác nhau, chính vì vậy thiết bị sự kiện dành cho lễ khai giảng cũng cần chỉn chu, chất lượng, đầy đủ để đáp ứng được yêu cầu của chương trình. Trong vô vàn hạng mục, bạn còn đang băn khoăn chưa biết nên lựa chọn như thế nào cho phù hợp? Hoàng Long Event chia sẻ tới bạn thông tin chi tiết về những hạng mục thiết bị sự kiện không thể thiếu qua bài viết dưới đây.

Tổng hợp những thiết bị sự kiện cần thiết khi tổ chúc lễ khai giảng - Hoàng Long Event

Những thông tin cần xác định trước khi thuê thiết bị khai giảng 

Địa điểm tổ chức lễ khai giảng

Lễ khai giảng được tổ chức ở đâu (trong nhà hay ngoài trời) sẽ xác định được thông tin của các hạng mục khác như kích thước, số lượng,..... Ví dụ sự kiện làm trong hội trường thì sẽ không cần sử dụng đến ô dù để che chắn, tuy nhiên cần lên layout để kê bàn ghế cũng như xác định số lượng tối đa bàn ghế có thể chứa được trong nhà. Ngược lại, nếu làm ngoài trời bạn cần có phương án che chắn khi thời tiết quá nắng hoặc có mưa. Đồng thời khi chốt được địa điểm tổ chức cũng sẽ hỗ trợ rất nhiều cho đơn vị cung cấp thiết bị trong quá trình khảo sát vị trí thi công.

Xác định địa điểm tổ chức lễ khai giảng

Quy mô sự kiện khai giảng bao gồm bao nhiêu người

Số lượng khách mời tham dự sự kiện sẽ cơ sở để xác định số lượng bàn ghế, diện tích mặt bằng cần có để tổ chức, các hạng mục quạt - dù, ô đủ để đảm bảo an toàn cho học sinh và phụ huynh. Đồng thời khi nhà trường mời các đại biểu VIP tới dự lễ khai giảng cũng cần lên phương án đón tiếp một cách chỉn chu nhất. 

Xác định quy mô, số lượng khách tham dự buổi lễ

Chương trình sẽ có những tiết mục gì - yêu cầu về hậu cần của những tiết mục đó như thế nào

Thông thường, sự kiện khai giảng sẽ xây dựng chương trình văn nghệ vô cùng công phu và đầu tư, chính vì vậy bạn cần dự trù các phương án hậu cần về sân khấu, âm thanh để đưa ra yêu cầu cho nhà cung cấp nhằm đáp ứng được chất lượng tốt nhất cho chương trình.

Lên danh sách những tiết mục biểu diễn và yêu cầu hậu cần cần thiết cho những tiết mục đó

Checklist những thiết bị quan trọng cần có trong sự kiện khai giảng năm học mới 

Khu vực sân khấu

Màn LED - Backdrop chính

Màn LED chính được đặt ở trung tâm sân khấu, thể hiện nội dung của sự kiện khai giảng, có kích thước lớn vì quy mô sự kiện thường dao động từ vài trăm người trở lên. Đa số sự kiện khai giảng sẽ sử dụng màn LED chất lượng cao để phục vụ trình chiếu, tạo hiệu ứng sân khấu, tạo cảm xúc cho chương trình. Tuy nhiên đối với các trường mầm non, tiểu học nhỏ muốn tổ chức đơn giản thì sử dụng Backdrop chính in bạt căng khung cũng là một lựa chọn tối ưu. 

Backdrop thể hiện rõ tinh thần và nội dung của sự kiện

> Tham khảo: Cho thuê khung backdrop trọn gói - Hoàng Long Event

Sân khấu chính

Sân khấu chính trong sự kiện khai giảng có kích thước và chiều cao tương đối lớn để phục vụ cho các hoạt động trao tặng thưởng, các tiết mục biểu diễn đông người cũng như giúp khán giả nhìn rõ được diễn biến của chương trình. Trong các sự kiện khai giảng có sự đầu tư lớn về mặt nội dung kịch bản, sân khấu có thể được thiết kế riêng nhằm đáp ứng các yêu cầu về dàn dựng, hiệu ứng thị giác giúp tiết mục trở nên lôi cuốn hơn. 

Sân khấu sự kiện khai giảng do Hoàng Long setup

> Tham khảo: Cho thuê sân khấu sự kiện - Hoàng Long Event

Hệ thống âm thanh

Với một sự kiện khai giảng đông người thì hệ thống âm thanh là một hạng mục quan trọng, đóng góp lớn vào sự thành công của chương trình. Bạn cần cung cấp đầy đủ yêu cầu về số lượng người, không gian tổ chức và tiết mục văn nghệ dự kiến để được tư vấn chi tiết về cấu hình loa, số lượng mic và layout setup sao cho phù hợp.

Hệ thống âm thanh cần phù hợp với không gian và quy mô sự kiện

Bục phát biểu 

Bục phát biểu sẽ phục vụ các đại biểu, thầy cô và các bạn học sinh nêu lên cảm xúc của mình trong ngày lễ tựu trường trọng đại, chính vì vậy cần lưu ý chất lượng bục tốt và được trang bị đầy đủ mic cổ ngỗng, hoa đặt trên bục và tinh tế hơn là đối với học sinh tiểu học hoặc những em có vóc dáng nhỏ, nhà trường nên chuẩn bị thêm một bệ kê chân hoặc bục đứng thấp phía sau bục phát biểu để các em dễ dàng tiếp cận micro và tự tin hoàn thành phần phát biểu.

Bục phát biểu được trang trí hoa tươi trang trọng, đẹp mắt

Các yêu cầu về hậu cần khác như nhà thay đồ có quây kín 4 mặt hoặc nhà bạt rút dùng để chứa đạo cụ, trang phục biểu diễn cũng cần đầy đủ số lượng, chia riêng ra hai nhà nam/nữ và bố trí ở vị trí tế nhị so với sân khấu để hỗ trợ các tiết mục được thực hiện thành công. 

Khu vực không gian sự kiện

Thiết bị che chắn

Thiết bị che chắn ngoài trời cho sự kiện khai giảng cần đáp ứng được yêu cầu: độ phủ rộng, nhưng không làm cho không gian bị bí bách, che chắn được cả nắng lớn và mưa, không làm tốn diện tích gia cố bên dưới mặt bằng. Hiện nay dù tròn đơn, dù tròn đôi là thiết bị phổ biến nhất được lựa chọn trong các sự kiện khai giảng.

Dù tròn là thiết bị che chắn thường được sử dụng nhiều tại các buổi lễ khai giảng 

Ngoài ra tại các khu vực nhỏ hoặc lối đi đón tiếp khách mời, có thể sử dụng ô lệch tâm vừa đẹp mắt, nhỏ gọn, vừa có thể che nắng/mưa.

Có thể sử dụng ô lệch tâm để che chắn các khu vực nhỏ

> Xem thêm: Cho thuê dù che sự kiện - Đa dạng kích thước và màu sắc 

Bàn ghế sự kiện

Bàn ghế đại biểu: thường sử dụng loại bàn ghế Banquet với đầy đủ khăn quây, ghế có nơ sang trọng, lịch sự. Loại này thường được kê ở hàng đầu vị trí dễ quan sát sân khấu và dễ di chuyển lên sân khấu nhất. Khi setup bàn ghế cho đại biểu cũng cần lưu ý các hạng mục nhỏ đi kèm như hoa để bàn đại biểu, biển tên đại biểu, nước suối để thể hiện sự tôn trọng và tỉ mỉ. 

Bàn ghế dành cho thầy cô, quý đại biểu

Ghế dành cho các em học sinh: Ghế inox là loại ghế phổ biến nhất sử dụng cho khu vực các khối, các lớp với ưu điểm nhỏ gọn, nhẹ, tiết kiệm diện tích đồng thời cũng đáp ứng được số lượng lớn. 

Bàn ghế dành cho các bạn học sinh, sinh viên

Khi setup bàn ghế cho sự kiện khai giảng cần chú ý layout sắp xếp sao cho hợp lý dễ dàng di chuyển giữa các hàng lối và có trật tự để dễ phân biệt khu vực ngồi của các lớp cụ thể tiện cho việc quản lý học sinh, điểm danh và ổn định trật tự trong suốt chương trình. 

Lưu ý cách sắp xếp bàn ghế sao cho hợp lý

> Mời bạn tham khảo: Báo giá cho thuê bàn ghế sự kiện - Hoàng Long Event 

Các loại quạt

Thời điểm khai giảng vẫn đang trong giai đoạn cuối mùa hạ nắng nóng kéo dài, nên việc trang bị các loại quạt là hạng mục quan trọng để đảm bảo sự thoải mái cho toàn bộ khách mời trong sự kiện. Có thể kết hợp nhiều loại quạt với số lượng lớn như quạt công nghiệp, quạt hơi nước, quạt phun sương,...

Quạt làm mát - Thiết bị không thể thiếu đối với các sự kiện đông người

Thảm đỏ

Thảm đỏ sự kiện được ứng dụng ở nhiều vị trí trong sự kiện khai giảng như dẫn lối đại biểu vào vị trí ngồi danh dự, dẫn lối đại biểu trên khấu. Đặc biệt trong lễ khai giảng thường có phần diễu hành ra mắt của học sinh khối 10, để sự kiện chỉn chu và tránh sai sót, thảm đỏ thường được trải theo đường diễu hành mà các em học sinh đi qua giúp các em đi đúng đường được chỉ định và không bị lệch khỏi hàng lối của lớp mình. 

Thảm đỏ giúp sự kiện thêm phần trang trọng và chỉn chu

Biển tên các lớp

Một hạng mục nhỏ nhưng không kém phần quan trọng đó là biển tên từng lớp để nhận biết vị trí ngồi của các khối. Biển thường được làm bằng khung sắt, có chân tự đứng chắc chắn để đảm bảo an toàn trong quá trình sử dụng.

Bảng tên các lớp

Khu vực check in

Backdrop check in

Backdrop check in tại sự kiện khai giảng thường có 2 lựa chọn, backdrop in bạt căng khung sắt đơn giản dễ nhìn, hoặc photobooth với thiết kế riêng thi công phức tạp hơn. Tùy vào vị trí đặt backdrop có thể đáp ứng được về diện tích, phương án gia cố và ngân sách mà thiết kế sẽ được chỉnh sửa phù hợp nhưng vẫn đảm bảo mang bản sắc riêng của từng trường.

Backdrop checkin 

Sân khấu checkin

Sân khấu checkin thường được làm với chiều cao khoảng 10cm đặt ngay dưới backdrop check in. Nếu mặt bằng bằng phẳng và muốn tiết kiệm ngân sách, cũng có thể sử dụng thảm đỏ thay thế. 

Sân khấu checkin

Các hạng mục khác có thể sử dụng cho khu vực check in tùy vào ý tưởng và nhu cầu của sự kiện như Cọc inox dẫn lối cho khách mời, Hashtag chụp ảnh tại khu vực check in, Standee đặt tại cổng vào hoặc hướng dẫn khu vực để xe,...

Khu vực tiệc trà

Khu vực tiệc trà là nơi đón tiếp riêng dành cho đại biểu ngoài trường, khách VIP của Ban giám hiệu, cán bộ nhà trường. 

Khu vực tiệc trà dùng để đón tiếp khách mời VIP, đại biểu quan trọng,...

Tiệc trà sẽ được bố trí tại các bàn chữ nhật ở một khu vực nhất định để tiện cho việc sử dụng, tùy vào số lượng suất tiệc và concept mà nhà trường lựa chọn sẽ được trang trí đẹp mắt thể hiện sự trân trọng đối với khách mời. Ngoài ra nếu số lượng đại biểu đông có thể bố trí thêm các bàn cocktail đặt tại khu vực tiệc tạo không gian giao lưu cởi mở, thân thiện. 

Bàn cocktail thường dùng bố trí tại các khu vực tiếp đón

Một số thiết bị khác 

• Cổng hơi sự kiện: thường được đặt ở vị trí đón khách đầu tiên giúp khách mời nhận diện vị trí tổ chức sự kiện và tạo thêm một vị trí check in nữa giúp lấy được toàn bộ không gian sự kiện.
• Máy phát điện: phòng trừ trường hợp rủi ro về hệ thống điện khi tổ chức tại trường với cấu hình Màn LED - âm thanh công suất lớn chạy cùng với các thiết bị điện hiện có tại trường học. 

Những sai lầm phổ biến khi thuê thiết bị cho sự kiện khai giảng

Bỏ qua khâu khảo sát trước sự kiện: là một trong những sai lầm không thể mắc phải trước khi chốt thuê thiết bị sự kiện khai giảng, đơn vị cung cấp thiết bị cần được yêu cầu khảo sát trước mặt bằng, vị trí tổ chức để biết chính xác được kích thước backdrop - sân khấu, cấu hình âm thanh, số lượng - layout bàn ghế và mọi thông số khác của các hạng mục sẽ được sử dụng trong sự kiện, tránh trường hợp sai kích thước, thiếu số lượng trong ngày setup làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công của sự kiện.

Không checklist lại danh sách hạng mục thường xuyên: Trong quá trình tư vấn, trao đổi trước sự kiện bạn cần lưu ý cập nhật thông tin khi có bất kỳ thay đổi hoặc phát sinh nào cho nhà cung cấp, bởi thời điểm tổ chức sự kiện khai giảng là quy mô trên cả nước, chính vì vậy số lượng thiết bị cần được chuẩn bị sớm dành cho đơn hàng của bạn. Nếu đến sát thời điểm chạy chương trình mới phát sinh thì sẽ mất rất nhiều thời gian để xử lý bổ sung, làm chậm timeline của sự kiện.

Chủ quan với tình hình thời tiết: Thời tiết thời điểm tháng 9 hàng năm ở miền Bắc thường nắng rất to nhưng cũng là thời gian hoạt động mạnh của các cơn bão, chính vì vậy cần thường xuyên kiểm tra dự báo thời tiết để có phương án dự phòng tốt nhất cho sự kiện.

Chưa tìm hiểu kỹ trước khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ: Lựa chọn nhà cung cấp luôn là một bài toán khó cho bất kỳ khách hàng nào, chính vì thế cần cân nhắc, trao đổi kỹ trước khi chốt đặt dịch vụ để đảm bảo chất lượng cho sự kiện khai giảng của chính bạn. Đặc biệt khi thuê thiết bị sự kiện cho khai giảng, bạn nên thuê trọn gói tại một đơn vị có năng lực tốt, vừa tiết kiệm chi phí vận chuyển thi công và nhận được mức chiết khấu tốt, vừa đảm bảo một đầu mối quản lý tất cả hạng mục thống nhất giúp xử lý vấn đề phát sinh tốt hơn trong quá trình làm việc. 

Một số sai lầm phổ biến khi thuê thiết bị sự kiện

Hoàng Long Event - Chuyên cung cấp thiết bị sự kiện khai giảng trọn gói tại Hà Nội

Là đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện nói chung và thiết bị sự kiện trọn gói khai giảng nói riêng trong suốt gần 15 năm qua, Hoàng Long Event tự hào mang đến cho bạn sự An tâm - Uy tín - Chuyên nghiệp, đúng chất lượng, tiến độ sự kiện.

Hoàng Long Event chuyên cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói, uy tín tại Hà Nội

Hệ thống thiết bị sự kiện đa dạng: Với đầy đủ các hạng mục thiết bị cho sự kiện khai giảng, tư vấn, thiết kế, thi công trọn gói từ A - Z. Số lượng thiết bị lớn đáp ứng quy mô sự kiện lên đến hàng nghìn người.

Thuê đồ trực tiếp tại kho, không qua trung gian: Với kho đồ sự kiện cả trong nội thành và ngoại thành, hỗ trợ khách hàng qua kiểm tra trực tiếp đồ đạc và xử lý phát sinh đến các điểm trường nhanh chóng trong thời gian sớm nhất.

Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, xử lý nhanh: Đội kỹ thuật giàu kinh nghiệm, tay nghề cao và Ekip vận hành sự kiện trẻ trung, năng động, nhiệt tình đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Giá cả phải chăng: Chúng tôi tự tin với mức giá cạnh tranh trên thị trường, giúp bạn tối ưu chi phí và mức chiết khấu khủng cho các đơn hàng trọn gói thiết bị sự kiện khai giảng được đặt sớm với mức ưu đãi lên đến 30%.

Nếu bạn chưa biết trường mình cần thuê những thiết bị nào hoặc muốn tối ưu ngân sách, đừng chần chừ hãy gọi ngay đến số Hotline 0964 797 202 để được tư vấn, báo giá hoàn toàn miễn phí với tổng đài 24/7 của chúng tôi.